Document Signing là gì?

Document Signing là hình thức ký số tài liệu điện tử bằng chứng chỉ ký tài liệu (Document Signing Certificate) nhằm xác thực người ký, nguồn gốc tài liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung trong suốt quá trình truyền và lưu trữ.

Chứng chỉ ký tài liệu cung cấp sự đảm bảo đáng tin cậy về xác thực cho các tài liệu được truyền điện tử bằng cách xác thực tác giả và tài liệu. Chứng thư số giúp khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý tin tưởng rằng các tài liệu đã ký bắt nguồn từ nguồn được công nhận, không bị chỉnh sửa, giả mạo hay làm sai lệch nội dung sau khi ký.

Hỗ trợ đa nền tảng

Giải pháp bảo mật được thiết kế để hòa nhập hoàn hảo vào hệ sinh thái công nghệ hiện có của doanh nghiệp bạn. Không cần cài đặt phần mềm bên thứ ba phức tạp, chứng chỉ tự động tương thích với các hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay như Windows, macOS, iOS và Android

Dù bạn đang soạn thảo hợp đồng trên Microsoft Word, ký duyệt tài liệu PDF bằng Adobe Acrobat, hay gửi email mã hóa qua Outlook và Apple Mail, mọi thao tác đều diễn ra mượt mà và ổn định. Chỉ cần cài đặt một lần, sử dụng mọi nơi.

Hồ sơ yêu cầu xác thực

Để chứng chỉ có hiệu lực pháp lý cao nhất, các hãng chứng thực (CA) sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ theo các cấp độ sau:

Đối với Doanh nghiệp
(Organization Validation - OV)

  • Dữ liệu chính phủ: Thông tin doanh nghiệp phải tồn tại và khớp với cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia.
  • Nguồn tin cậy thứ 3: Thông tin (Tên, Địa chỉ, Số điện thoại) hiện diện trên các trang vàng hoặc cơ sở dữ liệu quốc tế như Dun & Bradstreet (D-U-N-S).
  • Xác minh người đại diện: * Cung cấp bản scan CCCD/Hộ chiếu/Bằng lái xe.
  • Ảnh chụp Selfie cùng giấy tờ tùy thân để đảm bảo chính chủ.

Đối với Doanh nghiệp
(Extended Validation - EV)

  • Hồ sơ bổ sung: Bao gồm toàn bộ yêu cầu của gói OV.
  • Thỏa thuận sử dụng: Ký bản thỏa thuận sử dụng (EV Enrollment Form) theo mẫu của hãng.
  • Xác minh chuyên sâu: Quy trình kiểm tra tài chính và sự tồn tại vật lý của văn phòng công ty khắt khe hơn.

Đối với cá nhân
(Individual Validation - IV)

  • Giấy tờ định danh: CCCD/Hộ chiếu có địa chỉ rõ ràng + Ảnh chụp Selfie kèm giấy tờ.
  • Xác thực mặt đối mặt (Face-to-Face): Thư xác thực từ Luật sư hoặc công chứng viên khẳng định đã gặp và xác minh người mua ngoài đời thực.
  • Hóa đơn tiện ích: Cung cấp hóa đơn điện thoại hoặc điện/nước có đứng tên người mua để xác minh địa chỉ thường trú.
  • Phỏng vấn: Cuộc gọi xác thực trực tiếp từ nhân viên hãng.